La Posta Elettronica Certificata (PEC) sta per essere sostituita dalla REM (Registered Electronic Mail). Questo cambiamento, previsto entro il 2024, è volto a migliorare la sicurezza e l’interoperabilità delle comunicazioni elettroniche in tutta Europa. Ecco tutto quello che devi sapere sulla transizione.
Differenze principali tra PEC e REM
Identificazione e sicurezza: La REM garantisce l’autenticazione di mittente e destinatario, riducendo il rischio di frodi. La PEC, invece, non ha questo obbligo, rendendo la REM un’opzione più sicura.
Valore legale europeo: Mentre la PEC è valida solo in Italia, la REM avrà valore legale in tutta l’Unione Europea. Questo facilita le transazioni internazionali e l’interoperabilità tra i diversi paesi.
Interoperabilità: La REM non solo migliora la sicurezza, ma facilita anche la gestione delle comunicazioni internazionali, grazie alla sua validità in tutta l’UE. Questo è un vantaggio significativo per le aziende che operano su scala globale.
Come e quando avverrà la transizione da PEC a REM
Tempistiche della transizione: Il passaggio alla REM è previsto entro la fine del 2024. I gestori dei servizi PEC forniranno istruzioni dettagliate su come effettuare la migrazione.
Procedura di migrazione: La migrazione sarà semplice e simile a quella per ottenere lo SPID. Gli utenti dovranno verificare la propria identità tramite documenti e autenticazione a due fattori.
Vantaggi della REM per utenti e aziende
Sicurezza e affidabilità: La REM offre un livello di sicurezza superiore grazie all’autenticazione obbligatoria di mittente e destinatario. Questo è particolarmente importante per le comunicazioni legali e finanziarie.
Interoperabilità europea: La validità della REM in tutta Europa rende più semplice gestire le comunicazioni internazionali, un aspetto cruciale per aziende che operano a livello globale.
Maggiore controllo e tracciabilità: La REM certifica non solo l’invio e la ricezione, ma anche il contenuto e la data del messaggio. Questo offre un controllo maggiore sulle comunicazioni, rendendola ideale per gestire informazioni sensibili.
Efficienza e risparmio: La REM permette una gestione più efficiente delle comunicazioni aziendali, riducendo i tempi e i costi associati alle tradizionali raccomandate cartacee. Inoltre, semplifica la conservazione e l’archiviazione dei documenti digitali, offrendo soluzioni integrate per una gestione documentale più efficiente.
Come prepararsi alla transizione
Verifica delle credenziali: Assicurati che le tue credenziali siano aggiornate e verificate. Questo include la preparazione dei documenti necessari per la verifica dell’identità.
Aggiornamento dei sistemi: Le aziende devono aggiornare i propri sistemi per essere compatibili con le nuove regole della REM. Questo potrebbe includere l’aggiornamento del software di posta elettronica e l’implementazione di nuovi protocolli di sicurezza.
Formazione del personale: Formare il personale sull’uso della REM è fondamentale. Questo assicurerà che tutti sappiano come utilizzare correttamente il nuovo sistema e siano consapevoli delle nuove procedure di sicurezza.
Pianificazione della migrazione: È importante pianificare la migrazione alla REM con largo anticipo. Le aziende dovrebbero creare un piano dettagliato che includa tutte le fasi della transizione, dalla verifica delle credenziali all’aggiornamento dei sistemi e alla formazione del personale. Un piano ben strutturato ridurrà al minimo i disagi e garantirà una transizione senza intoppi.
Collaborazione con il fornitore di servizi: Le aziende dovrebbero collaborare strettamente con il loro fornitore di servizi di posta elettronica certificata per assicurarsi che tutti i requisiti tecnici e legali siano soddisfatti. Questo include l’implementazione di protocolli di sicurezza avanzati e la verifica delle funzionalità del sistema REM.
Esempi pratici di utilizzo della REM
Gestione delle fatture elettroniche: Con la REM, le aziende possono inviare e ricevere fatture elettroniche con valore legale in tutta Europa, semplificando la gestione amministrativa e riducendo i tempi di pagamento.
Comunicazioni legali: Gli studi legali possono utilizzare la REM per inviare documenti legali con la certezza che il destinatario sia autenticato, migliorando la trasparenza e la tracciabilità delle comunicazioni.
Settore sanitario: Le strutture sanitarie possono utilizzare la REM per inviare referti medici e altre comunicazioni sensibili, garantendo che solo i destinatari autorizzati possano accedere alle informazioni.
Pubblica amministrazione: Gli enti pubblici possono utilizzare la REM per notificare atti amministrativi e comunicazioni ufficiali ai cittadini, migliorando l’efficienza e riducendo i costi di gestione delle comunicazioni.
Impatti e benefici della REM a lungo termine
Sostenibilità ambientale: La REM contribuisce alla riduzione dell’uso della carta, supportando gli sforzi di digitalizzazione e sostenibilità ambientale. Questo non solo riduce i costi operativi, ma aiuta anche a diminuire l’impatto ambientale delle aziende.
Innovazione e competitività: Adottare la REM può stimolare l’innovazione all’interno delle aziende, spingendole a migliorare continuamente i loro processi digitali. Questo può portare a una maggiore competitività sul mercato europeo e internazionale.
Resilienza: L’implementazione della REM può aumentare la resilienza delle aziende contro le minacce informatiche. Grazie ai suoi standard di sicurezza avanzati, la REM offre una protezione robusta contro phishing, hacking e altre forme di cyber-attacco. Questo è particolarmente cruciale in un’era in cui la sicurezza dei dati è una priorità assoluta.
Accessibilità e inclusività: La REM può migliorare l’accessibilità delle comunicazioni ufficiali, assicurando che anche le persone con disabilità possano accedere facilmente alle informazioni. Le soluzioni digitali possono essere adattate per includere funzionalità come lettori di schermo e testi in braille digitali, aumentando così l’inclusività.
Ulteriori considerazioni sulla REM
Compatibilità con altri sistemi: Uno degli aspetti cruciali per la transizione alla REM è garantire la compatibilità con gli altri sistemi di comunicazione e gestione documentale esistenti. Le aziende devono verificare che i loro software e strumenti siano in grado di integrarsi senza problemi con la REM, evitando interruzioni nel flusso di lavoro.
Standard e normative: La REM si basa su standard europei di sicurezza definiti dall’ETSI (European Telecommunications Standards Institute). È importante che le aziende siano a conoscenza di queste normative e si assicurino che i loro processi siano conformi. Questo può includere l’aggiornamento delle policy interne e la formazione del personale sulle nuove normative.
Sicurezza dei dati: La REM non solo offre maggiore sicurezza durante la trasmissione delle informazioni, ma anche nella conservazione dei dati. Le email inviate tramite REM sono criptate e conservate in maniera sicura, proteggendo le informazioni sensibili da accessi non autorizzati e perdite di dati.
Considerazioni finali
Il passaggio dalla PEC alla REM rappresenta un significativo miglioramento in termini di sicurezza, affidabilità e interoperabilità europea.
Sebbene la transizione possa sembrare un’ulteriore complicazione, i benefici offerti dalla REM superano di gran lunga i disagi iniziali.
Le aziende e i professionisti devono prepararsi per questa migrazione, assicurandosi di comprendere le nuove procedure e sfruttare al meglio i vantaggi della REM.
FAQ utili sulla posta certificata REM
- La PEC sarà ancora valida? No, una volta che la REM diventerà obbligatoria, la PEC non sarà più utilizzabile. Sarà necessario passare al nuovo sistema.
- Quanto costerà la transizione alla REM? I costi della transizione dipenderanno dal provider di servizi di posta certificata. Alcuni provider potrebbero offrire la migrazione gratuitamente, mentre altri potrebbero applicare una tariffa.
- Cosa succede se non migro alla REM? Non migrare alla REM significherà non essere in grado di inviare e ricevere comunicazioni certificate con valore legale. Questo potrebbe causare problemi legali e amministrativi, soprattutto per le aziende e i professionisti.
- Quali documenti sono necessari per la verifica dell’identità? Per la verifica dell’identità saranno necessari documenti come un passaporto, una carta d’identità o una patente di guida. È probabile che venga richiesto anche un numero di cellulare per l’autenticazione a due fattori.
- La transizione alla REM influirà sulla mia operatività quotidiana? La transizione dovrebbe avere un impatto minimo sull’operatività quotidiana. La maggior parte delle funzionalità della PEC sarà mantenuta, con l’aggiunta di nuovi livelli di sicurezza. Tuttavia, è importante che le aziende pianifichino attentamente la migrazione per evitare interruzioni.
antonio agherbino dice
Quanto costerà la REM/anno?