I 5 migliori tool per videoconferenze

Come organizzare una videoconferenza professionale che sia davvero efficace e proficua per tutti i partecipanti? La prima cosa che devi fare è scegliere il giusto tool.

La seconda è pianificare sia una data e un orario da comunicare in anticipo a tutti i partecipanti sia gli argomenti da affrontare e le cose da fare. Avere una scaletta è fondamentale per ottimizzare la riunione di lavoro e per raggiungere l’obiettivo professionale che ti sei prefisso.

La terza cosa che devi fare, al termine della videoconferenza, è predisporre un documento riassuntivo delle decisioni prese e dei task da fare e che invierai a tutte le persone che hanno preso parte.

Ma partiamo da un presupposto fondamentale: di cosa hai bisogno per organizzare e per tenere una videoconferenza?

Organizzare una videoconferenza: di cosa hai bisogno?

Nulla di complicato! Organizzare una videoconferenza è davvero molto semplice.

Di cosa hai bisogno? Ecco i 3 strumenti indispensabili:

• un dispositivo da cui connetterti: può essere un computer, un PC oppure un tablet o uno smartphone;
• una connessione a internet: ormai anche le connessioni 4G dallo smartphone vanno benissimo;
• un software per videoconferenza: programmi che ti consentono di organizzare e di tenere delle videoconferenze e possono essere gratuiti o a pagamento.

In questo post ti suggerisco i 5 migliori tool per fare videoconferenze: sceglierai tu qual è quello che più risponde alle tue esigenze.

I 5 migliori tool per videoconferenze

Ecco quali sono i migliori tool oggi in circolazione per organizzare videoconferenze professionali o anche amichevoli e informali.

1. Skype

Skype è probabilmente il tool più noto per la semplicità di utilizzo che lo caratterizza. Tutto quel che devi fare è scaricare Skype, registrarti inserendo le tue credenziali (indirizzo e-mail, username e password) e aggiungere i contatti di tuo interesse alla rubrica.

Per avviare una videoconferenza devi solo cliccare sul contatto che vuoi chiamare e selezionare l’opzione videochiamata o chiamata. Vicino all’icona del telefono trovi il pulsante +, cliccaci e aggiungi gli altri contatti alla tua videoconferenza.

Su Skype puoi anche condividere lo schermo e puoi chattare con i partecipanti alla videoconferenza.

2. Google Meet

Per organizzare una videoconferenza con Google Meet devi essere proprietario di un account G Suite.

In particolare, se hai un Account Basic puoi organizzare una videoconferenza con un massimo di 100 partecipanti, se possiedi un profilo Business i partecipanti possono essere massimo 150 e se il tuo Account Google Suite è Enterprise puoi aggiungerne fino a 250.

Se vuoi organizzare una riunione da tenere in un giorno e una data determinati, devi accedere a Google Calendar, selezionare la data di tuo interesse, cliccare su Aggiungi Videoconferenza di Google Meet, aggiungere gli invitati e impostare tutte le informazioni che desideri.

I partecipanti riceveranno un invito con un link e nel loro Calendar si genererà in automatico un promemoria. Hai bisogno di avviare subito una videoconferenza? Accedi e clicca su Avvia Videoconferenza.

Google Meet è ora disponibile sia in versione gratuita sia a pagamento, a seconda delle funzionalità che vuoi integrare nel servizio.

3. Zoom

Zoom è un tool davvero molto efficace. Puoi tenere riunioni online, video webinar, puoi accedere alle Conference Room, integrare i numeri di telefono dei partecipanti e chattare con loro.

Zoom supporta fino a 1.000 partecipanti contemporaneamente e fino a 49 video su uno schermo unico. I video e gli audio sono in HD e le videoconferenze possono essere salvate localmente oppure nel tuo cloud.

Con Zoom puoi condividere lo schermo e chattare con chi vi partecipa. Un’altra funzionalità molto utile consiste nel salvare anche le trascrizioni con testo ricercabile.

Zoom è un tool sia gratuito sia a pagamento, con opzioni molto avanzate.

4. GoToMeeting

Tool di videoconferenze di semplice e immediato utilizzo, GoToMeeting permette di tenere conferenze audio e video, di condividere lo schermo con i partecipanti e di controllare il PC per eventuali dimostrazioni.

E, ancora, puoi aggiungere co-organizzatori, utilizzare gli strumenti di disegno e chattare con le persone. Una volta creato il tuo appuntamento, non dovrai fare altro che condividere il link con le persone che dovranno prenderne parte.

GoToMeeting è un tool di web conference professionale, stabile e sicuro. È uno strumento a pagamento ed è protetto da un sistema di cifratura. Per testarlo puoi usufruire della prova gratuita di 14 giorni.

5. Whereby

Anche Whereby è un’ottima soluzione per organizzare videoconferenze gratuite. È molto semplice da utilizzare: ti basterà registrarti al servizio e otterrai subito una stanza da condividere con altri partecipanti.

Nella versione gratuita il numero massimo di partecipanti è 4. Se opti per la versione Premium, invece, puoi organizzare video conferenze con un massimo di 12 partecipanti e puoi anche usufruire della registrazione della videochiamata.

Come scegliere il miglior tool per videoconferenze?

Quando scegli quale tool adottare per le videoconferenze devi tenere in considerazione diversi fattori, così che tu possa esser certo che sia lo strumento migliore per te.

Innanzitutto devi considerare quali obiettivi vuoi raggiungere, quanti partecipanti vuoi invitare, quanto è sicuro e affidabile il tool che stai valutando di adottare.

Inoltre, devi tenere in considerazione le funzionalità aggiuntive di cui ti permette di godere.

Ad esempio, hai bisogno di registrare la tua videoconferenza? Questa è una feature che non tutti i tool prevedono e che, solitamente, è disponibile nelle versioni a pagamento.

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