Anche se con maggiore lentezza rispetto a quanto ci si auspicava, la PEC o Posta Elettronica Certificata, è diventata a tutti gli effetti lo strumento più immediato per collegare attraverso un filo diretto la Pubblica Amministrazione, le Aziende e i Cittadini. Come stabilito da un decreto del 2005, la PEC non è altro che un messaggio di Posta Elettronica che ha però valore legale. Infatti lo stesso decreto disciplina e dà valore ad un documento elettronico inviato da un mittente ad un destinatario, il tutto sotto la gestione del provider erogatore del servizio. Le caselle PEC possono essere richieste gratuitamente allo Stato, oppure possono essere acquistate da aziende di servizi internet. La differenza tra le due sta nel fatto che la prima può essere utilizzata solamente per comunicazioni con organi governativi, mentre le altre si possono usare anche per altri scopi.
A differenza di un normale messaggio di posta, la PEC è garantita dai due gestori autorizzati, uno per l’invio e l’altro per la ricezione, che certificano appunto l’invio e la consegna del messaggio. I messaggi oltre a poter contenere documenti per la Pubblica Amministrazione possono contenere contratti, fatture o addirittura documenti di complessità e importanza maggiore anche in termini legali. Ad esempio l’Agenzia delle Entrate sta chiedendo ai contribuenti di inviare dal proprio indirizzo PEC il loro IBAN in modo da poter effettuare i vari rimborsi direttamente sul conto corrente. Indubbiamente un bel modo di velocizzare le cose in un paese oppresso dalla burocrazia. Infatti è proprio l’aspetto burocratico che spesso imbriglia situazioni all’apparenza semplici da risolvere.
Vediamo alcuni esempi: dallo scorso luglio è partito il cosiddetto Processo Civile Telematico. In pratica, ad esempio i decreti ingiuntivi possono essere depositati in modo telematico. Tutto questo, gia nel breve periodo, ha portato ad una riduzione dei tempi di deposito quasi del 50%. Un altro settore nel quale di recente ci sono state delle novità importanti è quello vitivinicolo. E’ stato emanato dal Ministero delle Politiche Agricole Alimentari e Forestali un decreto nel quale si dispone sull’uso della Posta Elettronica Certificata per l’accompagnamento delle merci. Tutto questo per mettersi a norma con le indicazioni della Comunità Europea. Anche la scuola cavalca l’onda del rinnovamento con l’introduzione di nuovi indirizzi PEC, nello specifico @istruzione.it e @pec.istruzione.it. Le scuole che utilizzano una casella di posta, normale o PEC, che non sia presente in anagrafica, mediante il dirigente scolastico o un addetto alla segreteria, dovranno effettuare l’aggiornamento e in seguito potranno utilizzare le nuove funzioni per richiedere dati di accesso e procedure di configurazione.
Altro aspetto da tenere in considerazione è quello dei costi. Gestire i propri documenti grazie all’ausilio della Posta Elettronica Certificata comporta un notevole risparmio economico. Il costo medio di una casella di posta certificata si aggira intorno ai €15,00 annui e se si considera che la spesa per inviare una singola lettera raccomandata è di circa €5,00, il conto è presto fatto. Quasi tutte le società che si occupano di hosting e registrazione domini vendono caselle PEC. La spesa può variare ma comunque non supera mai €50,00. Le caselle di Posta Certificata possono essere di due tipi: collegate al dominio del provider al quale ci si rivolge come ad esempio azienda@omnibuspec.net, oppure associate ad un proprio dominio come ad esempio pec@nomeazienda.com.
Effettuare l’ordine di una casella PEC è semplicissimo. Una volta compilata la form dati e aver inviato l’ordine on line, si procede con il pagamento della stessa attraverso le formule più comuni, Bonifico Bancario, Carta di Credito e Bollettino Postale. Il personale addetto controllerà che tutto sia in regole e provvederà ad inviare al cliente la documentazione necessaria per la creazione e l’attivazione della casella di Posta Elettronica Certificata. Questi non dovrà fare altro che compilare con attenzione la modulista e rinviarla al proprio fornitore allegando anche un documento di riconoscimento valido. Infine si riceveranno nell’indirizzo email inserito in fase d’ordine tutti i dati necessari ad utilizzare la nuova casella PEC sia online, mediante un servizio di webmail (es. RoundCube) oppure con l’utilizzo dei più comuni client di posta elettronica (es. Outlook, Thunderbird).
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