Il Project Management è l’insieme delle strategie e delle tecniche utilizzate per la gestione ottimale di un progetto e ha il fine di permettere il raggiungimento dell’obiettivo prestabilito, massimizzando il risultato e gestendo efficacemente i costi, le risorse umane e il tempo a disposizione.
Il Project Management consiste nella pianificazione e nell’organizzazione di un progetto, definendo un piano d’azione e un percorso da seguire.
Per riuscirci è fondamentale gestire:
- il tempo a disposizione per raggiungere l’obiettivo;
- le risorse umane e le competenze necessarie;
- le risorse materiali che occorrono;
- i limiti spaziali e temporali;
- il budget a disposizione;
- eventuali imprevisti, rischi ed errori.
Il Project Manager, ovvero colui che si occupa dell’attività di Project Management, stabilisce le competenze e le risorse necessarie per raggiungere quel determinato obiettivo, organizza i flussi comunicativi e le fasi temporali per la realizzazione del progetto.
Inoltre, risolve eventuali problematiche che possono interferire nel raggiungimento della meta.
Le 5 fasi del Project Management
La gestione di un progetto, in linea generale, si articola in 5 fasi fondamentali:
- Avviamento del progetto;
- Pianificazione;
- Esecuzione;
- Monitoraggio e controllo.
1. Avviamento del progetto
In questa fase è fondamentale valutare l’idea alla base del progetto, la sua fattibilità e i vantaggi che la realizzazione può davvero portare all’azienda. Concretezza e verità sono le parole d’ordine.
2. Pianificazione del progetto
Ora è il momento di stabilire chiaramente gli obiettivi del progetto, che devono essere SMART, acronimo di Specific, Measurable, Achievable, Realistic Time-related, ovvero Specifico, Misurabile, Raggiungibile, Realistico e a Tempo determinato.
Questo è anche il momento in cui occorre stimare i costi, reclutare le risorse, stabilire una timeline chiara e comunicare tutto quanto al team.
Utili strumenti di Project Management che puoi utilizzare per organizzare il tuo team di lavoro sono questi:
3. Esecuzione del progetto
Durante la fase di esecuzione è fondamentale che il team sia costantemente concentrato sulla realizzazione del progetto e sul raggiungimento dell’obiettivo.
Ora è importante distribuire efficacemente le risorse, rispettare i tempi e garantire supporto al team.
4. Monitoraggio e controllo
Il monitoraggio e il controllo del progetto e delle azioni eseguite è fondamentale per tutta la durata del lavoro, fino a che non viene raggiunto l’obiettivo e il progetto trova la sua realizzazione.
È un’attività fondamentale per evitare errori, risolvere problemi, migliorare dove possibile, viaggiare dritto verso la meta.
5. Conclusione del progetto
Il progetto si è concluso. L’obiettivo è stato raggiunto nella misura in cui era stato previsto? I risultati sono soddisfacenti? Cosa potrebbe essere migliorato?
Una riunione con tutto il team è proprio quel che ci vuole!
I vantaggi del Project Management
Il Project Management è un’attività che offre molti importanti vantaggi:
- Riduce gli sprechi di tempo e di denaro;
- Ottimizza le risorse e le competenze;
- Migliora il raggiungimento dell’obiettivo definito;
- Garantisce il controllo e la qualità del progetto;
- Migliora le prestazioni del team e la produttività delle singole persone;
- Migliora la gestione e la prevedibilità del rischio e dell’errore;
- Facilita la flessibilità organizzativa;
- Riduce il rischio di insuccesso.
Ecco perché, soprattutto per progetti di grossa portata, è molto importante affidarsi a un Project Manager.
Le competenze di un Project Manager
Il Project Manager è la figura professionale che guida il progetto in ogni sua fase, gestisce il team e organizza le risorse.
Capirai bene che le sue competenze devono essere trasversali e specifiche. In particolare, il Project Manager deve esser capace di:
- procedere con l’analisi di fattibilità del progetto: qual è il suo impatto sul business? Qual è l’analisi dei costi-benefici? Quali risorse e tempi sono necessari per raggiungere l’obiettivo?
- stabilire un obiettivo concreto, fattibile e specifico;
- prevedere e organizzare un piano d’azione e di gestione del progetto, stabilendo: fasi, tempi, budget e sua ripartizione, obiettivi intermedi, metriche da controllare;
- seguire, guidare e motivare il team, consapevole che ogni persona ha le sue specifiche esigenze e peculiarità;
- gestire il budget a disposizione;
- monitorare i risultati raggiunti;
- problem solving e di gestione ottimale dei rischi, dei problemi e degli errori che possono insorgere durante lo sviluppo del progetto.
Project Management: ottimizza le tue risorse e raggiungi gli obiettivi
Se vuoi realizzare i tuoi progetti, raggiungere davvero gli obiettivi che ti sei stabilito e, al contempo, ottimizzare tempo, costi e risorse, l’attività di Project Management è fondamentale.
Ora che sei consapevole delle opportunità e dei vantaggi che ti garantisce non potrai più farne a meno.
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