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Project Management: come gestire al meglio i progetti

Pubblicato il 29 Ottobre 2020 da Ludovica De Luca Lascia un commento Contrassegnato con:project management

Project Management: come gestire al meglio i progetti

Il Project Management è l’insieme delle strategie e delle tecniche utilizzate per la gestione ottimale di un progetto e ha il fine di permette il raggiungimento dell’obiettivo prestabilito, massimizzando il risultato e gestendo efficacemente i costi, le risorse umane e il tempo a disposizione.

Il Project Management consiste nella pianificazione e nell’organizzazione di un progetto, definendo un piano d’azione e un percorso da seguire.

Per riuscirci è fondamentale gestire:

  • il tempo a disposizione per raggiungere l’obiettivo;
  • le risorse umane e le competenze necessarie;
  • le risorse materiali che occorrono;
  • i limiti spaziali e temporali;
  • il budget a disposizione;
  • eventuali imprevisti, rischi ed errori.

Il Project Manager, ovvero colui che si occupa dell’attività di Project Management, stabilisce le competenze e le risorse necessarie per raggiungere quel determinato obiettivo, organizza i flussi comunicativi e le fasi temporali per la realizzazione del progetto.

Inoltre, risolve eventuali problematiche che possono interferire nel raggiungimento della meta.

Anche la realizzazione di un sito web richiede la gestione di un progetto soprattutto se lavori in team. Considera che oggi puoi sviluppare la tua presenza online, avendo tutti gli strumenti a disposizione a costo zero: dominio, spazio web, template e tanto altro ancora.

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Le 5 fasi del Project Management

La gestione di un progetto, in linea generale, si articola in 5 fasi fondamentali:

  • Avviamento del progetto;
  • Pianificazione;
  • Esecuzione;
  • Monitoraggio e controllo.

1. Avviamento del progetto

In questa fase è fondamentale valutare l’idea alla base del progetto, la sua fattibilità e i vantaggi che la realizzazione può davvero portare all’azienda. Concretezza e verità sono le parole d’ordine.

2. Pianificazione del progetto

Ora è il momento di stabilire chiaramente gli obiettivi del progetto, che devono essere SMART, acronimo di Specific, Measurable, Achievable, Realistic Time-related, ovvero Specifico, Misurabile, Raggiungibile, Realistico e a Tempo determinato.

Questo è anche il momento in cui occorre stimare i costi, reclutare le risorse, stabilire una timeline chiara e comunicare tutto quanto al team.

creazione di un team Asana

Utili strumenti di Project Management che puoi utilizzare per organizzare il tuo team di lavoro sono questi:

  • Asana;
  • Trello;
  • Toggl;
  • Strumenti per le videoconferenze.

3. Esecuzione del progetto

Durante la fase di esecuzione è fondamentale che il team sia costantemente concentrato sulla realizzazione del progetto e sul raggiungimento dell’obiettivo.

Ora è importante distribuire efficacemente le risorse, rispettare i tempi e garantire supporto al team.

4. Monitoraggio e controllo

Il monitoraggio e il controllo del progetto e delle azioni eseguite è fondamentale per tutta la durata del lavoro, fino a che non viene raggiunto l’obiettivo e il progetto trova la sua realizzazione.

È un’attività fondamentale per evitare errori, risolvere problemi, migliorare dove possibile, viaggiare dritto verso la meta.

5. Conclusione del progetto

Il progetto si è concluso. L’obiettivo è stato raggiunto nella misura in cui era stato previsto? I risultati sono soddisfacenti? Cosa potrebbe essere migliorato?

Una riunione con tutto il team è proprio quel che ci vuole!

Asana: l’applicazione web per organizzare il tuo team di lavoro

I vantaggi del Project Management

Il Project Management è un’attività che offre molti importanti vantaggi:

  • Riduce gli sprechi di tempo e di denaro;
  • Ottimizza le risorse e le competenze;
  • Migliora il raggiungimento dell’obiettivo definito;
  • Garantisce il controllo e la qualità del progetto;
  • Migliora le prestazioni del team e la produttività delle singole persone;
  • Migliora la gestione e la prevedibilità del rischio e dell’errore;
  • Facilita la flessibilità organizzativa;
  • Riduce il rischio di insuccesso.

Ecco perché, soprattutto per progetti di grossa portata, è molto importante affidarsi a un Project Manager.

Interfaccia calendario Toggl

Le competenze di un Project Manager

Il Project Manager è la figura professionale che guida il progetto in ogni sua fase, gestisce il team e organizza le risorse.

Capirai bene che le sue competenze devono essere trasversali e specifiche. In particolare, il Project Manager deve esser capace di:

  • procedere con l’analisi di fattibilità del progetto: qual è il suo impatto sul business? Qual è l’analisi dei costi-benefici? Quali risorse e tempi sono necessari per raggiungere l’obiettivo?
  • stabilire un obiettivo concreto, fattibile e specifico;
  • prevedere e organizzare un piano d’azione e di gestione del progetto, stabilendo: fasi, tempi, budget e sua ripartizione, obiettivi intermedi, metriche da controllare;
  • seguire, guidare e motivare il team, consapevole che ogni persona ha le sue specifiche esigenze e peculiarità;
  • gestire il budget a disposizione;
  • monitorare i risultati raggiunti;
  • problem solving e di gestione ottimale dei rischi, dei problemi e degli errori che possono insorgere durante lo sviluppo del progetto.

Trello: organizza il tuo lavoro, collabora e automatizza

Project Management: ottimizza le tue risorse e raggiungi gli obiettivi

Se vuoi realizzare i tuoi progetti, raggiungere davvero gli obiettivi che ti sei stabilito e, al contempo, ottimizzare tempo, costi e risorse, l’attività di Project Management è fondamentale.

Ora che sei consapevole delle opportunità e dei vantaggi che ti garantisce non potrai più farne a meno.

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